Waarom is een factuurprotest belangrijk?

Op ondernemingen rust een protestverplichting. Wanneer een factuur onjuistheden bevat of prestaties aanrekent waarmee men niet akkoord gaat, wordt verwacht dat men hierop binnen een redelijke termijn reageert. Het uitblijven van een reactie kan worden beschouwd als een stilzwijgende aanvaarding van de factuur.

Denk bijvoorbeeld aan: een foutief aantal geleverde goederen, niet-goedgekeurde meerwerken, prestaties die nooit werden uitgevoerd, een prijs die afwijkt van de gemaakte afspraken, dubbele facturatie, enzovoort.

Wanneer dergelijke bezwaren niet tijdig worden geformuleerd, wordt het achteraf aanzienlijk moeilijker om ze nog met succes aan te voeren.

Handel snel zodra u een probleem vaststelt

De wet bepaalt niet binnen hoeveel dagen een factuur moet worden geprotesteerd. Het protest moet wel gebeuren binnen een redelijke termijn.

Wat redelijk is, hangt af van de omstandigheden van het dossier. Toch geldt één eenvoudige regel: hoe langer men wacht, hoe moeilijker het wordt om achteraf aan te tonen dat men niet akkoord was.

Bovendien bevatten veel algemene voorwaarden protesttermijnen van acht of vijftien dagen. Hoewel deze niet steeds doorslaggevend zijn, spelen zij vaak een belangrijke rol bij de beoordeling van de tijdigheid van het protest.

Een geldig protest: duidelijk én gemotiveerd

Een geldig factuurprotest vereist meer dan de eenvoudige mededeling dat men niet akkoord gaat.

Een protest moet:

1.     Tijdig zijn: de factuur moet binnen een redelijke termijn worden betwist. De redelijke termijn hangt af van de concrete omstandigheden. In de rechtspraak is hierover geen unaniem antwoord hoe ver de redelijke termijn reikt.

2.     Duidelijk zijn: de tegenpartij moet begrijpen dat de factuur geheel of gedeeltelijk wordt verworpen.

3.     Gemotiveerd zijn: het moet duidelijk zijn welke onderdelen van de factuur worden betwist en waarom.

Een e-mail waarin enkel wordt meegedeeld dat men "niet akkoord gaat", biedt weinig houvast. Een protest waarin concreet wordt uitgelegd welke prestaties, hoeveelheden of prijsafspraken worden betwist, heeft veel meer waarde.

Hoe concreter de bezwaren worden omschreven, hoe sterker de juridische positie.

Schriftelijk protesteren blijft de beste keuze

Hoewel de wet geen specifieke vorm oplegt, gebeurt een protest best schriftelijk. Dat kan onder meer via een e-mail, een aangetekende brief, een ander schriftelijk bericht (bijvoorbeeld Whatsapp) waarvan de verzending en ontvangst kunnen worden bewezen.

Mondelinge discussies leiden vaak tot bewijsproblemen. Een schriftelijk spoor voorkomt later veel discussie.

Bewijs verzamelen is even belangrijk als protesteren

Een tijdig protest alleen volstaat niet altijd. De bezwaren moeten ook kunnen worden aangetoond.

Afhankelijk van het dossier kunnen volgende stukken belangrijk zijn: foto's, leveringsbonnen, e-mails, werfverslagen, technische rapporten, deskundigenverslagen...

Wie onmiddellijk de relevante documenten verzamelt, bevindt zich doorgaans in een veel sterkere positie wanneer het geschil verder escaleert.

Ontvangt u een factuurprotest? Reageer dan ook

Een vaak vergeten aandachtspunt is dat ook de verzender van de factuur niet stil mag blijven.

Wanneer een onderneming een gemotiveerd factuurprotest ontvangt en daarop niet reageert, kan dit worden geïnterpreteerd als een aanvaarding van de aangehaalde bezwaren. Dit kan de bewijswaarde van de factuur aanzienlijk verzwakken.

Niet alleen de ontvanger van een factuur moet dus reageren. Ook de onderneming die factureert, doet er goed aan een ontvangen protest tijdig en schriftelijk te beantwoorden. Blijft een reactie uit, dan kan dit soms worden beschouwd als een stilzwijgende aanvaarding van het protest. Minstens als een aanwijzing dat de de bezwaren niet worden betwist.

E-facturatie maakt controle nog belangrijker

Met de verplichte elektronische facturatie tussen ondernemingen wordt het steeds moeilijker om achteraf aan te voeren dat een factuur nooit werd ontvangen.

De regels inzake factuurprotest blijven ongewijzigd, maar het belang van een snelle interne controle van inkomende facturen neemt alleen maar toe. Ondernemingen doen er goed aan duidelijke procedures uit te werken zodat eventuele bezwaren onmiddellijk worden gedetecteerd en behandeld.

Besluit

Een factuur waarmee men niet akkoord gaat, mag nooit onbeantwoord blijven.

De beste bescherming blijft eenvoudig:

1.     reageer snel;

2.     formuleer uw bezwaren concreet;

3.     verzamel onmiddellijk de nodige bewijsstukken (en voeg ze eventueel al toe bij uw protest);

4.     antwoord ook wanneer u zelf een factuurprotest ontvangt.

Factuurgeschillen worden vaak niet beslist op basis van de vraag wie gelijk heeft, maar op basis van de vraag wie zijn standpunt tijdig, duidelijk en voldoende onderbouwd heeft kenbaar gemaakt.

Dat betekent uiteraard niet dat partijen eindeloos moeten blijven corresponderen. Het doel van een factuurprotest en een eventuele reactie daarop is om de standpunten duidelijk af te bakenen en de wederpartij de mogelijkheid te geven haar positie toe te lichten. Wanneer na een gemotiveerd protest en een gemotiveerd antwoord blijkt dat partijen fundamenteel van mening verschillen, zal op een bepaald ogenblik een gerechtelijke procedure onvermijdelijk zijn. Het heeft weinig zin om maandenlang dezelfde argumenten te blijven herhalen zonder dat een oplossing in zicht komt.

Protesteer dus tijdig, antwoord tijdig, maar aarzel ook niet om verdere stappen te zetten wanneer blijkt dat een minnelijke oplossing niet langer haalbaar is.

Eva Kindt

Tanguy Waelkens