Waarom verslaggeving meer is dan loutere administratie?

Verslagen (denk aan jaarverslagen, bijzondere verslagen, notulen...) zijn meer dan loutere administratie.

In eerste instantie draagt een goede verslaggeving bij aan een doordachte besluitvorming binnen het bestuursorgaan. Daarnaast vormt verslaggeving tevens een belangrijk bewijselement van zorgvuldig bestuur met het oog op eventuele latere discussies omtrent bestuursaansprakelijkheid.

Kort gesteld: wat niet (goed) werd gedocumenteerd, dreigt juridisch niet te bestaan...

Belangrijke momenten waarop verslaggeving vereist is

Op verschillende momenten tijdens de levenscyclus van een vennootschap, is een goede verslaggeving van groot belang en/of verplicht.

1.       De jaarvergadering, jaarrekening en dividenduitkeringen

In de aanloop van de jaarvergadering, waarop dient te worden gestemd omtrent de al dan niet goedkeuring van de jaarrekening, is de zorgvuldige opmaak van de jaarrekening essentieel. Het is namelijk de jaarrekening die na haar goedkeuring de reikwijdte voor de kwijting van bestuurders bepaalt.

Daarnaast vermelden bestuurders best in de notulen van de jaarvergadering dat het vraagrecht van de aandeelhouders werd uitgeoefend of dat de aandeelhouders geen vragen hadden.

De jaarvergadering is overigens tevens het moment waarop over een eventuele dividenduitkering wordt beslist. Daarbij moet rekening worden gehouden met de toepasselijke regels inzake nettoactief en, voor de BV en CV, met de liquiditeitstest.

Met betrekking tot de liquiditeitstest, voorziet de wet expliciet in een verslagverplichting. Het verslag beperkt zich best niet tot louter cijfermatige gegevens. Het bestuursorgaan moet ook aantonen dat het, op basis van zijn kennis van de vennootschap, de concrete risico's heeft beoordeeld.

Voor de netto-actieftest werd in het WVV geen expliciete verslagverplichting opgenomen. Voor bewijsredenen doet het bestuursorgaan er echter wel goed aan dit alsnog op te nemen in haar verslag.

Daarenboven, indien één of meerdere aandeelhouders in de loop van het afgelopen boekjaar hebben verzocht om uit te treden lastens het vennootschapsvermogen, voorziet het WVV dat de bestuurders hiervan melding moeten maken op de jaarvergadering. Teneinde het bewijs te leveren dat deze melding wel degelijk heeft plaatsgevonden, is het aangeraden om ook dit op te nemen in de notulen van de jaarvergadering.

2.      Continuïteitsproblemen en de alarmbelprocedure

Bij eventuele liquiditeitsproblemen van de vennootschap, wordt de verslagverplichting in hoofde van de bestuurders van de vennootschap aangescherpt.

Het WVV voorziet uitdrukkelijk dat indien het bestuur dient vast te stellen dat de continuïteit van de vennootschap in het gedrang dreigt te komen, het bestuur moet beraadslagen over de maatregelen die dienen te worden genomen om de continuïteit gedurende de 12 komende maanden veilig te stellen. De wetgever voorziet in dit geval opnieuw geen uitdrukkelijke verslagverplichting, maar het opmaken van een verslag is om bewijsredenen toch sterk aan te raden.

Daarnaast, bij verdere ernstige financiële problemen die aanleiding geven tot toepassing van de alarmbelprocedure, is een bijzonder verslag verplicht en dient de algemene vergadering te worden bijeengeroepen. Indien het bijzonder verslag in dit geval ontbreekt, zal de daaropvolgende beslissing van de algemene vergadering vatbaar zijn voor nietigheid. (zie voor meer uitleg: "DE ALARMBELPROCEDURE IS GÉÉN FORMALITEIT - De gevaren van een te "straightforward" en puur formele invulling")

Voormelde verslagen spelen een zeer belangrijke rol bij een later eventueel faillissement van de vennootschap. De verslagen kunnen het bewijs leveren van een normaal en zorgvuldig bestuur. Het ontbreken van de nodige verslagen kan aanleiding geven tot bestuurdersaansprakelijkheid.

3.   Belangenconflicten: bijzondere aandacht vereist

Indien een bestuurder een vermogensbelang heeft bij een bepaalde beslissing, dat mogelijks in strijd kan zijn met de vermogensrechtelijke belangen van de vennootschap, schrijft de wet een verplichte procedure voor die dient te worden gevolgd door het bestuursorgaan. Hierbij voorziet het WVV dat in dit verband een verplicht bijzonder verslag dient te worden opgesteld door het bestuursorgaan. Het verslag moet onder meer de aard van het belangenconflict toelichten, de financiële gevolgen voor de vennootschap beschrijven en de genomen beslissing verantwoorden. Het deel van de notulen en/of het afzonderlijk daartoe opgemaakte bijzonder verslag, dient samen te worden neergelegd met de jaarrekening.

Onzorgvuldigheid en/of het niet correct naleven van voormelde verplichtingen kan leiden tot de nietigheid van de genomen beslissing en/of bestuurdersaansprakelijkheid. Waar in het verleden enkel de vennootschap de nietigheid kon inroepen, kan sedert het nieuw WVV elke belanghebbende de nietigheid vorderen (vb. de niet-betaalde leverancier van de verrichting waaromtrent een belangenconflict bestaat).

Een goed verslag is dus geen formaliteit, maar een essentieel beschermingsinstrument voor bestuurders. Wie tijdig en zorgvuldig documenteert waarom bepaalde beslissingen werden genomen, beperkt het risico op discussies en aansprakelijkheid achteraf.

Twijfelt u of in uw concrete situatie een verslag vereist is, of hoe uitgebreid dat verslag moet zijn? Dan is tijdig juridisch advies aangewezen.

In een volgend deel gaan wij dieper in op bijkomende verslagverplichtingen bij onder meer bestuursfouten, herstructureringen binnen de vennootschap en de ontbinding.

Lara Persyn                           

Laurens Lodefier                   

Adrien Waterbley