Dit kan op machtiging van een rechter (artikelen 1143-1144 B.W.), maar het kan ook buiten de rechtbank om.

Voor een vervanging buiten de rechtbank om worden er wel enkele cumulatieve voorwaarden gesteld:

• Er moeten bijzondere omstandigheden zijn, zoals hoogdringendheid of een andere uitzonderlijke situatie. In die mate dat een voorafgaande machtiging vragen aan de rechter niet nuttig is. 
• Je moet de leverancier de kans geven om de situatie recht te trekken. Wees zo duidelijk mogelijk in de ingebrekestelling door de tekortkomingen gedetailleerd te vermelden met opgave van een respijttermijn waarbinnen de tekortkomingen moeten opgelost zijn. 
• Vóórafgaand aan de vervanging van de leverancier (en uiteraard voorafgaand aan enig herstel) moet je nuttige maatregelen nemen om de niet-nakoming(en) te laten vaststellen. Zo heb je een bewijs in handen en kan je de omstandigheden ook aantonen. 
• Bij gebreke aan een (nuttige) reactie van de leverancier, moet je onmiddellijk overgaan tot vervanging. Anders lijken de bijzondere omstandigheden eerder kunstmatig voorgehouden. Ook moet deze vervanging te goeder trouw worden uitgevoerd. Dit betekent o.m. dat je een schadebeperkingsplicht hebt en moet proberen in alle redelijkheid de schade te beperken. 

Om discussies te vermijden is een vervangingsbeding interessant. In zo'n beding kunnen de partijen contractueel de vervanging uitwerken (hoe tot tegensprekelijk vaststellingen komen, hoe de tekortkomingen beoordelen, omschrijving van de vervanger, de kosten waartoe de leverancier gehouden is, enz.). Best wordt in een vervangingsbeding uitdrukkelijk opgenomen dat er eenzijdig en zonder verplichting tot voorafgaande machtiging van de rechter kan worden overgegaan tot vervanging.

Magalie Manshoven, advocaat
Jan Coninx, advocaat