1.       Wat is de alarmbelprocedure - en wanneer moet ze worden toegepast?

De alarmbelprocedure heeft in essentie twee doelen. Ze wil enerzijds schuldeisers en andere derden beschermen, door bestuurders tijdig te verplichten stil te staan bij financiële problemen. Anderzijds zorgt ze ervoor dat de aandeelhouders goed geïnformeerd worden en kunnen beslissen welke richting de vennootschap uit moet (gepaste herstelmaatregelen of ontbinding en vereffening).

De procedure is dus geen formaliteit op papier, maar een duidelijke waarschuwing: wanneer bepaalde financiële grenzen worden bereikt, moeten bestuurders nadenken over de situatie én concrete stappen zetten.

Voor de BV en de CV wordt de procedure geactiveerd zodra één van de volgende situaties zich voordoet:

-          Nettoactieftest: het nettoactief is negatief of dreigt negatief te worden (art. 5:153, §1 WVV);

-          Liquiditeitstest: het is redelijkerwijs niet langer zeker dat de vennootschap haar schulden gedurende minstens 12 maanden zal kunnen voldoen (art. 5:153, §2 WVV).

Voor de NV geldt de klassieke benadering conform Art. 7:228 WVV:

-          de alarmbelprocedure wordt geactiveerd wanneer het nettoactief is gedaald tot onder de helft van het kapitaal;

-          een tweede, verstrengde drempel geldt wanneer het nettoactief zakt onder een kwart van het kapitaal (met aangepaste beslissingsvereisten).

In tegenstelling tot de BV en de CV bestaat er in de NV geen aparte wettelijke liquiditeitstest binnen de alarmbelprocedure. Dit betekent echter niet dat liquiditeit irrelevant is - integendeel. In het licht van o.m. de wrongful trading-regels (art. XX.227 WER) blijft een correcte inschatting van de betaalcapaciteit essentieel voor de beoordeling van bestuurdersgedrag in het geval van een later faillissement.

Voor andere rechtsvormen (zoals VOF of CommV) geldt deze specifieke procedure niet, aangezien hier de onbeperkte aansprakelijkheidsmechanismen spelen.

2.      De kernverplichtingen: structureel optreden, niet louter formaliseren

De alarmbelprocedure legt twee essentiële verplichtingen op aan het bestuursorgaan:

(i)                Bijeenroeping van de bijzondere algemene vergadering

Binnen maximaal twee maanden nadat de problematische situatie werd vastgesteld (of had moeten worden vastgesteld), moet de algemene vergadering worden bijeengeroepen. (Tip: is een algemene vergadering niet mogelijk met afstand van de oproepingsformaliteiten, dan dient de oproeping door het bestuursorgaan dus reeds vroeger te gebeuren!)

(ii)              Opstellen van een bijzonder verslag door het bestuursorgaan

Dit verslag vormt het essentiële deel van de procedure en moet:

-          de financiële toestand toelichten;

-          de continuïteitsrisico's identificeren;

-          concrete, realistische en onderbouwde herstelmaatregelen voorstellen,

-          dan wel een voorstel tot ontbinding bevatten.

Het ontbreken van een dergelijk verslag heeft automatische nietigheid van de beslissing van de algemene vergadering tot gevolg (art. 5:153 WVV).

Daarnaast geldt een weerlegbaar vermoeden van bestuurdersaansprakelijkheid indien de procedure niet correct wordt gevolgd: de schade van derden (bij bijvoorbeeld een faillissement) wordt geacht voort te vloeien uit dit verzuim. Een bestuurder kan dit nog steeds weerleggen, indien hij kan aantonen dat het niet kunnen innen van de schuldvordering door de schuldeiser zich bij een correcte toepassing van de alarmbelprocedure ook zou hebben voorgedaan.

3.      Aandeelhouders: geen passieve rol

Het is vervolgens aan de aandeelhouders om dan duidelijk én finaal te beslissen: zetten ze in op concrete herstelmaatregelen of gaat de vennootschap over tot ontbinding en vereffening.

4.      Recente rechtspraak: het einde van de "stijlformules"

Recente rechtspraak bevestigt een duidelijke tendens: formele naleving van de alarmbelprocedure zonder effectieve inhoudelijke invulling volstaat niet.

In een recente zaak (Rechtbank van Eerste Aanleg Dendermonde d.d. 12 september 2025[1]) werd een bestuurder persoonlijk aansprakelijk gesteld omdat hij gedurende tien jaar in notulen steeds opnieuw had laten opnemen dat maatregelen moesten worden genomen. Echter had de bestuurder nagelaten om een concreet bijzonder bestuurdersverslag op te stellen.

De rechtbank oordeelde dat standaardformules (zoals onderstaande) onvoldoende zijn:

-          "kosten moeten worden gedrukt";

-          "verliezen moeten worden gerecupereerd";

-          "nieuwe inkomstenbronnen moeten worden onderzocht".

Dergelijke formuleringen laten immers niet toe om na te gaan welke concrete stappen worden genomen, hoe deze de continuïteit moeten waarborgen of het bestuursorgaan daadwerkelijk haar verantwoordelijkheid heeft opgenomen.

Dit werd in het verleden ook reeds bevestigd (Luik 27 november 2019[2]):

"Bovendien getuigen zulke formules van een schuldige nonchalance in hoofde van de enige vennoot-zaakvoerder, in het bijzonder wanneer de vennootschap, m.b.t. de 10 jaren voorafgaand aan het faillissement, elke keer een negatief netto-actief heeft gekend alsook (tenminste) 5 keer belangrijke verliezen heeft gekend."

5.      De essentie: concrete en realistische herstelmaatregelen

Het WVV legt (terecht) de nadruk op het zoeken naar oplossingen en het vrijwaren van de continuïteit. Maar dat impliceert ook dat de voorgestelde maatregelen in het bestuurdersverslag concreet moeten zijn, realistisch en uitvoerbaar moeten zijn én grondig gemotiveerd moeten worden. De algemene vergadering moet met kennis van zaken kunnen oordelen op basis van dit bestuurdersverslag.

Voorbeelden van relevante maatregelen zijn onder meer:

-          heronderhandeling van kredieten of contracten;

-          kapitaalverhoging of bijkomende financiering;

-          herstructurering (fusie, splitsing);

-          omzetting van schuldvorderingen in achtergestelde leningen;

-          kostenreductieprogramma's met specifieke maatregelen;

-          eventueel: opstarten van een gerechtelijke reorganisatieprocedure.

6.      Valkuilen in de praktijk

Wij zien in de praktijk regelmatig dezelfde fouten terugkeren:

-          het ontbreken van een afzonderlijk bijzonder verslag door het bestuursorgaan;

-          verwarring tussen het jaarverslag en het wettelijk vereiste verslag;

-          gebruik van generieke templates zonder inhoudelijke invulling;

-          gebrek aan onderbouwing van de haalbaarheid van maatregelen;

-          laattijdige bijeenroeping van de algemene vergadering;

-          geen herneming van de procedure bij aanhoudende problemen.

Waardoor het aansprakelijkheidsrisico voor de bestuurders aanzienlijk vergroot wordt.

7.      Besluit: vorm zonder inhoud beschermt niet

De alarmbelprocedure is geen administratieve verplichting die men "even afvinkt".

Zij maakt samen met o.m. de wrongful trading-regel (art. XX.227 WER) deel uit van een ruimer kader dat bestuurdersgedrag stuurt in financiële crisissituaties.

Een te "straightforward" of puur formele aanpak creëert een vals gevoel van veiligheid en wordt door de rechtspraak steeds vaker afgestraft

De boodschap is helder:

De alarmbelprocedure vereist inhoud, analyse en concrete actie - geen standaardformules.

8. Hoe kunnen wij u begeleiden?

De correcte toepassing van de alarmbelprocedure vergt aldus meer dan een juridische formaliteit. Zij vereist een doordachte aanpak, afgestemd op de concrete financiële en operationele situatie van uw onderneming.

Ons team vennootschapsrecht staat ter beschikking voor:

-          begeleiding bij het tijdig en correct opstarten van de alarmbelprocedure;

-          samenwerking en contact met uw accountant(s);

-          opmaak en review van het bijzonder verslag (inhoudelijk en strategisch);

-          beoordeling van haalbare en juridisch verantwoorde herstelmaatregelen;

-          advies inzake bestuurdersaansprakelijkheid en risico‑beperking;

-          bredere en verdere begeleiding bij blijvende continuïteitsproblemen, ook na de toepassing van de alarmbelprocedure.

Aarzel niet om ons te contacteren voor verdere toelichting of een vertrouwelijk overleg over uw specifieke situatie.

Adrien Waterbley

[1] RbEA. Oost-Vl. (afd. Dendermonde) (8ste k.) 12 september 2025, AR 22/1950/A, onuitg.

[2] Luik, 27 november 2019, AR 2018/RG/1296.